Nằm trong chương trình thực hiện cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính công hiện đại, thành phố Yên Bái đưa vào hoạt động Trung tâm lưu trữ của thành phố. Trung tâm nhằm lưu trữ, truy xuất các hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài để bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Đồng thời bảo đảm độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu điện tử.

 Các đại biểu thăm quan Trung tâm lưu trữ dữ liệu đất đai thành phố Yên Bái

Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai thành phố với diện tích xây dựng là 363 m2, tổng diện tích sàn là 909 m2 được thành phố xây dựng đưa vào sử dụng nhằm lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ; bảo đảm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác khai thác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định. Trung tâm được trang bị các thiết bị, phương tiện đầy đủ, hiện đại, cần thiết nhằm đảm bảo các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định về kho lưu trữ chuyên dụng như: Giá, tủ chuyên dùng bảo quản tài liệu lưu trữ; bìa, cặp, hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu; các hệ thống bảo vệ tự động gồm hệ thống camera giám sát; hệ thống báo cháy tự động, các phương tiện phòng cháy, chữa cháy, máy hút ẩm; thiết bị phục vụ công tác tra cứu, in tài liệu, máy photocopy, bàn đọc tài liệu. Phòng Nội vụ thành phố Yên Bái là đơn vị được UBND thành phố giao nhiệm vụ quản lý, vận hành Trung tâm này. Bà Nguyễn Thị Hồng Dương – Trưởng phòng Nội vụ thành phố Yên Bái cho biết thêm: “Để nâng cao hiệu quả của Trung tâm, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, Phòng nội vụ thành phố đã bố trí lãnh đạo, chuyên viên quản lý, vận hành. Đồng thời phối hợp với các phòng, ban, đơn vị chức năng thường xuyên hiện đại hóa, cập nhật dữ liệu, tăng cường thực hiện cải cách hành chính, khai thác dự liệu khoa học, an toàn.”

Để Trung tâm lưu trữ đi vào hoạt động hiệu quả cao nhất cần có sự phối hợp chặt chẽ của các phòng, ban chuyên môn chức năng của thành phố Yên Bái. Dữ liệu cập nhật ban đầu hiện tập trung ở lĩnh vực đất đai. Đây cũng là lĩnh vực đang có nhiều sự quan tâm của các cấp, các ngành, của cá nhân, tổ chức trên địa bàn. Chính vì vậy sự ra đời của Trung tâm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính ngay trong lĩnh vực đất đai, rút ngắn thời gian cho đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ cũng như tránh phiền hà cho Nhân dân. Bà Hà Thu Hằng – Giám đốc Trung tâm phát triển quỹ đất thành phố Yên Bái nhận định: “Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai thành phố đưa vào hoạt động góp phần rất tích cực để hỗ trợ, giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai trên địa bàn thành phố. Vì trong những năm gần đây, Thành ủy – HĐND – UBND thành phố rất quan tâm đến tâm đến việc quản lý, lưu trữ dữ liệu đất đai. Dữ liệu đất đai được số hóa và khi khai thác ở Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai thành phố tất cả các tài liệu trùng thừa đã được loại bỏ. Và các tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý lâu dài được lưu trữ khoa học, sắp xếp thuận tiện trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai cho nhân dân khi có nhu cầu được giải quyết.”

Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nội vụ thành phố kiểm tra hoạt động của Trung tâm trên hệ điều hành

Trung tâm hiện đang lưu giữ 08 phông với gần 300 mét tài liệu, khối tài liệu cung cấp gần 8.000 hồ sơ phục vụ khai thác, sử dụng. Đó là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố. Trong số đó, 61.4 mét tài liệu lưu trữ về quản lý đất đai thuộc phông Ủy ban nhân dân thành phố và phông Tài nguyên - Môi trường đã được số hóa và cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, hình thành kho dữ liệu số tập trung của thành phố góp phần rút ngắn thời gian khai thác tài liệu. Bà Trần Thị Thu Hiền – Công chức Phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Yên Bái phấn khởi bày tỏ: “Sau khi tài liệu được chỉnh lý và số hóa tại Trung tâm Lưu trữ cơ sở dữ liệu đất đai thành phố, Tôi thấy hoạt động này giúp công chức chuyên môn như chúng tôi rút ngắn được thời gian tìm tài liệu, việc khai thác khoa học đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu chuyên môn hiện nay. Tài liệu được chỉnh lý được lưu trữ đảm bảo theo quy định nên chúng tôi rất yên tâm.”

Trung tâm được bố trí 11 phòng, trong đó bố trí 03 phòng làm việc và 07 phòng Kho lưu trữ tài liệu được đánh số lần lượt từ Kho số 01 đến Kho số 07 và được bố trí theo sơ đồ. Tất cả các giá tài liệu đều đã được gắn tên phông và số hồ sơ, tài liệu và được bố trí theo sơ đồ của từng Kho Lưu trữ. Tài liệu đã được số hóa tại Ủy ban nhân dân thành phố gồm các dữ liệu gốc về đất đai phục vụ quản lý đất đai, cung cấp các dịch vụ công, chia sẻ thông tin về đất đai; được khai thác, tra cứu trực tuyến trên hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái. Cơ sở dữ liệu đất đai được cập nhật thường xuyên dữ liệu biến động từ hệ thống phần mềm nghiệp vụ quản lý thông tin đất đai. Cơ sở dữ liệu đất đai lưu trữ toàn bộ dữ liệu hiện tại và dữ liệu lịch sử của thửa đất, bao gồm: dữ liệu không gian đất đai, dữ liệu thuộc tính đất đai và các dữ liệu khác có liên quan đến thửa đất.

Về phương pháp lưu trữ, tiếp cận tài liệu đã số hóa, Đối với tài liệu đã được số hóa: Cá nhân, đơn vị cần sử dụng tài liệu tại Trung tâm phải có căn cước công dân và Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, địa phương. Cá nhân cần sử dụng tài liệu cung cấp thông tin tài liệu cần tìm kiếm như: tên công trình, dự án; tên chủ sử dụng đất bị thu hồi đất; tên vụ việc liên quan đến đơn thư… để chuyên viên phụ trách tìm kiếm trên nền tảng internet. Sau khi được nghiên cứu về ý nghĩa, tác dụng, cách thức vận hành của Trung tâm lưu trữ của thành phố, ông Đỗ Lê An – Tổ dân phố số 1 – phường Nguyễn Thái Học – thành phố Yên Bái phấn khởi nhận xét: “Thành phố đã có cơ sở để lưu trữ dữ liệu rất là khoa học, hiện đại chúng tôi rất phấn khởi. Tôi cũng mong muốn thành phố sẽ quảng bá rộng rãi vai trò, ý nghĩa hoạt động của Trung tâm tới đông đảo các tầng lớp Nhân dân. Để công dân có nhu cầu khai thác tư liệu đến Trung tâm theo sự hướng dẫn theo quy định của cán bộ phụ trách, sẽ tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho nhân dân.”

Chuyên viên các đơn vị phối hợp tra cứu tài liệu

Về thủ tục khai thác tài liệu giấy theo quy trình: Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu tại Trung tâm phải có Căn cước công dân và Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, địa phương. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm sẽ được hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định: Bước 1: Độc giả điền thông tin vào Phiếu đề xuất sử dụng tài liệu lưu trữ, trình Lãnh đạo Phòng Nội vụ xác nhận phê duyệt và phối hợp với công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ tra tìm tài liệu. Bước 2: Công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ đăng ký vào sổ đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu. Bước 3: Số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 05 hồ sơ hay còn gọi là Đơn vị bảo quản. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ đăng ký. Độc giả sử dụng khai thác tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ trong thời gian tối đa không quá 02 ngày làm việc. Độc giả sử dụng, khai thác xong trả tài liệu cho công chức quản lý Trung tâm Lưu trữ mới được nhận tài liệu lần tiếp theo. Trường hợp không tìm được tài liệu phải thông báo cho độc giả biết kết quả theo quy định.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm lưu trữ dữ liệu, thành phố Yên Bái đặc biệt quan tâm, chú trọng công tác nghiên cứu phát triển, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nguồn nhân lực. Qua đó, tạo điều kiện và thúc đẩy đội ngũ chuyên viên phát huy năng lực, tính sáng tạo để có thể đảm nhiệm tốt các công việc được giao trong việc quản trị, vận hành Trung tâm, đảm bảo ngày càng ổn định và thông suốt, góp phần quan trọng vào công cuộc cải cách hành chính, xây dựng hiệu quả mô hình chính quyền điện tử tiến đến xây dựng chính quyền số trên địa bàn. 

Thanh Nghị (Trung tâm TT và VH thành phố Yên Bái)